در بسیاری از مدارس، معاونین و یا مدیران مدارس جهت بایگانی و آرشیو پرونده های دانش آموزان هنوز از روش های قدیمی مثل دفتر بایگانی و .. استفاده می کنند و پرونده ها را معمولا به ترتیب حروف الفبا در قفسه ها نگهداری می کنند. حال تصور کنید محل یکی از این حروف پر شود و یا بخواهید از میان انبوهی از پرونده ها یکی را انتخاب کرده و به متقاضی تحویل دهید و یا به مدرکی از آن نیاز داشته باشید. می بایست دفتر را باز کنید و یا کل پرونده ها را بگردید تا شخص مورد نظر را پیدا کنید. یا مهم تر از آن بخواهید یکی از نامه ...